How to Send Professional Emails

क्या आपको भी आपके काम से सम्बंधित email भेजना मुश्किल  लगता है? आपके  काम में आपके सभी email पत्राचार या तो आपकी प्रतिष्ठा  बना सकते हैं या बिगाड़ सकते हैं। आपके द्वारा भेजे गए email आपके प्रतिबिंब हैं और यदि आप बेतरतीब email भेज रहे हैं तो जो कोई भी उन्हें पढ़ता है, वह सोचेंगे कि आप भी अव्यवस्थित हैं। ऐसा लगता है कि जब भी आप भेजते हैं तो आप पर बहुत दबाव होता है, लेकिन चिंता न करें कि हम यहां सहायता के लिए हैं।

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ये टिप्स आपको बेहतर ईमेल भेजने में मदद करेंगे:

1.  अपने आप को सही ढंग से प्रस्तुत करें:

आरंभ करने से पहले, आपको इस बारे में सोचना चाहिए कि आप कितनी अच्छी तरह जानते हैं कि आप किससे संपर्क कर रहे हैं। यह निर्देशित करेगा कि आपको उन्हें कैसे संबोधित करना चाहिए और आपको अपने आप का कैसे परिचय करना चाहिए। आपके पास एक प्रोफेशनल हस्ताक्षर होना चाहिए जिसमें आपका नाम और नौकरी शीर्षक, विभाग, कंपनी और संपर्क विवरण शामिल हैं।

2. Subject Line महत्वपूर्ण है:

सब्जेक्ट लाइन आपके email का एक हिस्सा है जो आपके रिसीवर्स के इनबॉक्स में उपस्थित सभी अन्य ईमेलों के साथ compete करता है। आपको प्रासंगिक जानकारी के साथ रिसीवर्स के ध्यान को आकर्षित करने की आवश्यकता है और, यदि आवश्यक हो, तो तत्काल आवश्यकता का पता लगाएं। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपका सब्जेक्ट लाइन आपके मैसेज के कंटेंट से संबंधित है।

3. अपने email को फोकस्ड रखें:

आपका ईमेल छोटा और टू द पॉइंट होना चाहिए। उस ईमेल के उद्देश्य के बारे में सोचें जो आप भेज रहे हैं और यह कैसा दिखना चाहिए। यदि आप एक काम्प्लेक्स ईमेल भेज रहे हैं तो इसे छोटे छोटे पॉइंट्स में तोड़ने पर विचार करें।

रीडर्स लगभग 20 शब्द के पैराग्राफ पढ़ना पसंद करते हैं।

4. प्रोफेशनल और विनम्र रहें:

बिज़नेस से सम्बंधित ईमेल में एक से ज्यादा emoticon नहीं होने चाहिए। औपचारिक भाषा और abbreviations का प्रयोग होना चाहिए। अपना ईमेल हमेसा उचित phrases जैसे best, regards faithfully या sincerely के साथ बंद करना चाहिए। 

अपना email भेजने से पहले इसे अच्छी तरह से चेक कर लें।

5. प्राइवेसी मेन्टेन रखें:

एक बुद्धिमान व्यक्ति ने एक बार कहा था कि आपको सार्वजनिक तौर पर प्रशंसा करना चाहिए और निजी तौर पर आलोचना करना चाहिए। यदि आपको लगता हैं कि ईमेल बहुत आसानी से सार्वजनिक हो जाते हैं तो आप जानते हैं कि आपको आपके email में शामिल विवरणों के प्रकारों के बारे में ध्यान से सोचने की जरूरत है। कठोर आलोचनाओं के साथ-साथ, आपको संवेदनशील जानकारी भेजने से बचने का प्रयास करना चाहिए और हमेशा जांचें कि ऐसा करने से पहले ऐसा करना ठीक है कि आप किसी और से प्राप्त email को फारवर्ड करें।

यदि आप एक समय में एक से अधिक व्यक्ति को सेंसिटिव ईमेल भेजना चाहते हैं तो Bcc विकल्प का उपयोग करें। इससे रिसीवर्स को पता नहीं चलेगा की यह ईमेल कितने लोगों को भेजा गया है।

6. जब आप इमोशनल हो  तब कभी भी email न भेजें:

हम सब एकमात्र इंसान हैं, जिसका अर्थ है कि कभी-कभी  हम कुछ आतंरिक या बाहरी कारणों से इमोशनल हो जाते हैं ऐसे हालात में कभी भी ईमेल न भेंजे। आपके द्वारा लिखी गई ईमेल को फिर से पढ़ें और यदि आप अभी भी गुस्सा महसूस कर रहे हैं तो खड़े हो जाओ और कार्यालय के चारों ओर चक्कर लगाएं । केवल शांत होने के बाद ही भेजें।

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